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リモートワークを管理するための必須サービス!新しい働き方を促進する

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リモートワークを管理するための必須サービス!新しい働き方を促進する

こんにちは、パンダリオン(@pandarion_com)です。僕の会社は基本的にリモートワークを採用しているのですが、リモートワーク となるとみんなの顔が見えず不安がありますよね。

  • しっかり仕事しているのかな?
  • どれくらい作業進んでいるんだろう?
  • サボってないか…?

働き方改革が叫ばれている最近では、多様な働き方の一つとしてリモートワークを採用している会社が増えています。

と言っても、先進的な大手企業の中にはリモートワークを廃止した企業もあります。米Yahoo!や米IBMなどのIT企業は今までリモートワーク制度を導入していたのですが、最近になってリモートワークを廃止しています。

そこで、今回はリモートワークを行う際に便利なサービス、そして先進的な会社から学べるリモートワークのコツをご紹介します。

リモートワークに便利なサービス

リモートワークというとスタッフみんなが物理的に離れ離れで作業します。しかし、作業内容の共有や勤怠管理はしなければいけません。それがなくなってしまうと会社として機能しませんからね…。

そこで、リモートワーク制度を導入しながらしっかりと業務管理ができるサービスをご紹介します。

Slack|業務チャットツール

コミュニケーションチャットツールのSlack

チャットツールとして有名なSlackは弊社でも導入しているコミュニケーションツールの一つ。元々は英語版しかなかったのですが、現在では世界100カ国以上で利用されており、日本でも50万人以上が活用しているツール。

リモートワークで大きな心配事が「コミュニケーションをしっかり取れるだろうか。」という点でしょう。

Slackは業務管理に特化したプロジェクト単位でコミュニケーションが取れるチャットツールです。プロジェクト単位でコミュニケーションを取るというのがポイント。

ワークスペースとチャンネル

Slackのワークスペースとチャンネル

Slackにはワークスペースチャンネルという2つの階層があります。

ワークスペースは言ってしまえば業務を行う社員全員が入る部屋になっており、その下のチャンネルで部屋ごとにプロジェクトを区切ります。そのため、自分に必要なプロジェクト部屋だけ入り、連絡が不要な部屋には入らないと言った使い方が可能。

パートナーさんと一緒に進めるようなプロジェクトが多い場合、ワークスペースを新しく作成すれば必要なメンバーだけのSlackワークスペースを作成可能。またその中で必要なプロジェクトを立ち上げ、部屋の中で管理できます。

みんなが閲覧できるオープンチャンネルと鍵をかけたプライベートチャンネルがある

Slackのチャンネルには、ワークスペースに参加している全ての人が閲覧できるオープンチャンネルと、許可された人だけが閲覧できるプライベートチャンネルが存在します。

基本的にはワークスペースに入った人は全てのチャンネルを見れてもいいかもしれませんが、お金に関すること、人事に関することなどは限られたメンバーだけで共有したいと考えるでしょう。そう言ったときにプライベートチャンネルを利用すると効果的です。

弊社でも、基本的な案件はオープンチャンネルで進めていますが、経営陣だけの経営プライベートチャンネルや、人事管理用のプライベートチャンネル、お金の管理をする資金管理プライベートチャンネルなどが存在しています。

ワークスペースとしては一緒にコミュニケーションを取るのですが、特定の人だけと共有したい内容はプライベート化して進めることもできるので便利。

ビジネス色の中に遊び心も入っている

Slackは基本的にビジネス向けのチャットツールです。ワークスペース、チャンネルと言った呼び名からも分かりますよね。

しかし、そんなSlackにもちょっとした遊び心が含まれています。その一つが使用できる絵文字の多さ。

Slackで使える絵文字

Slackの中には最初からかなりの絵文字が含まれています。自分のアイコンだけではなくbotメッセージのアイコンも絵文字で表現することができるので、機械的なメッセージの中にも少しの遊び心をプラスできますね。

さらに、この絵文字は自分で増やすことができます。カスタマイズした絵文字を作成することで、絵文字としての利用だけではなくメッセージに対してのリアクションとして使用することも可能。

文章だけの無機質なコミュニケーションではなく、絵文字を活用した明るいコミュニケーションが可能なので、これだけでも少しは仕事が楽しくなるかもしれませんね。

アプリ連携(API連携)できるものが多数あるので、業務効率化に役立つ

Slackは普通のチャットツールとして使うだけではなく、様々なアプリとAPI連携することで業務効率化にひと役買うことも可能。

例えば、ビジネスシーンで多用されているG-mailと連携することで、メール地獄から抜け出すことも可能。必要なメールだけをフィルタリングして、Slackの自分のメッセージボックスへ自動転送できます。これで毎回メールボックスを開いてメールチェックする手間も省けますね。

また、Googleスプレッドシートなどの表計算とも連携できるので、データ集計した結果を自動的にSlackへ転送することが可能。「データ集計まではしっかりシステム化しているのに、その集計結果を見落としていてミスをする…。」なんて経験がある方は、データが更新されたタイミングで自動的にSlackへ連絡させることでミスを軽減できるかもしれませんね。

さらに、IFTTTとの連携も可能です。IFTTTは様々なアプリと連携できる効率化ツール。弊社は、社員が事務所エリアへ入るとスマホのGPS情報を取得し出勤、退勤を管理したり、強風や大雨警報などが出たときに出勤状況を連絡するようメッセージを飛ばしたりしています。

Slackと連携できるアプリはこれだけではなく、他にもたくさんあります。よく使うようなものはSlackと連携しておくことで管理を一元化できるかもしれません。

ファイルの共有も楽々

これは最近のチャットツールでは当たり前になってきていますが、Slack上でのファイル共有がとても簡単。ファイルを送りたいときには、フォルダからファイルをSlack上にドラッグ&ドロップするだけ。

Slackのファイル共有

ファイルをドラッグ&ドロップすると、このようにファイル送信画面になります。ここでメッセージを入れられるのも嬉しいですね。ファイルの説明をしたいのに、いきなりファイルだけドーンと送ってしまうことはありません。

Slackのファイル共有

さらに、このように共有したファイルに対してスターをつける(お気に入り登録する)ことも可能です。すぐにダウンロードするのではなく、お気に入り登録しておき後から見直すことができます。Slackはスマホでも使えるので、スマホで重たいデータをダウンロードしたくないときにはお気に入り登録して後からダウンロードするのもおすすめ。

ただ、Slackは無料プランではワークスペースあたり5GBの容量まで、スタンダードプランでは1ユーザーあたり10GBまでの保存容量となっています。無料プランだと昔のメッセージやファイルは閲覧できなくなってしまうので注意が必要。と言っても5GBあれば僕は十分だと思います…。

Chatwork|業務効率化チャットツール

chatwork画面

こちらも業務管理ができるチャットツール。日本人だとSlackよりもこちらのツールの方がなじみが深いかもしれませんね。非ITの会社さんでも多く導入されているようなイメージです。

基本的にはSlackと同じような使い方になるのですが、こちらはワークスペースという概念がありません。全員が個人単位で使用し、必要な部屋を作ってその部屋に参加するようなイメージです。そのため、クライアントと1対1でやり取りするのにも活用できます。

タスク管理機能が優秀

「SlackではなくChatwork派!」という方も多いでしょう。そのタイプの方のほとんどが話されるのが、タスク管理機能の充実。

チャットワークのタスク管理チャットワークでは、こんな感じでタスク管理が可能です。見ていただくとわかる通り

  • 誰から誰への依頼で(作業者)
  • どのような内容を(タスク内容)
  • いつまでに行って欲しいか(期限)

を管理できるものです。しっかりと期限まで決められるのが嬉しいポイントです。全員がこのタスクを見れば、誰にどんなタスクが振られているのか確認できるため、作業状況を把握できます。

自分だけでは忘れてしまいそうな内容でも、このタスクで協力者へ投げかけておくことで失念を防げますね。僕も何度このタスク管理機能に救われたか…。

チャットツールでここまでしっかりとタスク管理機能が充実しているものは少なく、これだけを理由にチャットワークを利用する方もおられます。

基本的には全部屋非公開で使用できる

チャットワークで作成したルームは、招待された人だけが閲覧できる仕組みです。Slackのオープンチャンネルのように、メンバーなら誰でも見れる部屋みたいなものは存在しません。そもそもメンバー管理機能がありませんからね。

そのため、チャットワークを利用するときにはアカウントを一つ取ればずーっと仕事で使い続けることが可能。新しいクライアントが出来て連絡するときにも、部屋を作成してみんなを招待すれば使用できます。

また、個人間やり取りも可能なので、普通のメッセージツールとしても活用できますね。スマホのアプリも充実しているので、ちょっとした個人への連絡でもチャットワークを使用します。

メッセージの既読がつかない

これはSlackでも同じなのですが、チャットワークにはメッセージの既読、未読が相手に伝わらないようになっています。

LINEやFacebookメッセンジャーの場合、相手が送ったメッセージを僕が開いたかどうか、というのが「既読」という表示であったりアイコンだったりで相手に伝わります。

既読スルーするために既読が無いという訳ではなく、しっかりと自分のタイミングで仕事を進められるように考えられているようです。既読をつけてしまったから早く返事をしないと!みたいに焦ると、自分の仕事のペースを乱されてしまいます。

チャットワークは既読が付かないので、本来の連絡ツールとしての役割を果たしつつ、個人の作業を妨害する事がありません。しっかりと一つ一つ仕事を完了させつつ、必要なメッセージへの返答が出来ます。

実はChatwork社には電話もないそうです。電話というのは相手の時間を奪うものであり、相手の仕事をストップさせてしまう可能性があります。そのため、電話に出る行為自体が作業効率を下げてしまうという考え方。

そこまで個人の作業パフォーマンスを重視しているからこそ、既読表示に心を持っていかれる事がなく本来の仕事に集中できるような作りになっているのがチャットワークです。

他人の招待、新規登録が簡単

いくらチャットワークでコミュニケーションしたいと思っても、誰もがチャットワークを使っている訳ではありませんよね。特にお客さんは非ITの方が多いのでチャットワークの存在すら知らないケースが多々あります。

そんなとき、僕はお客さんにチャットワークを登録してもらい、チャットワークルームで仕事を進めるのですが、この導入がめちゃ簡単。

チャットワーク招待

チャットワークはこのようにメールで招待できるので、お客さんのメールアドレスだけ聞ければ登録していない人でも招待を送信する事ができます。メールアドレスなら名刺に記載されている事がほとんどなので、何も困りませんね。

さらに、登録してもらえればこちらからグループへ招待できるので、お客さんとも即日でチャットワーク連絡が取れます。チャットワークへ登録してもらい、プロジェクトに必要なメンバーをバタバタっと参加させれば、それで案件が進んじゃうんです。

Trello|業務進捗管理ツール

タスク管理のTrello

リモートワークをしていると、コミュニケーションロスだけではなく、案件の進捗管理が心配ですよね。誰の作業がどこまで進んでいるのか、納期には間に合うのかといった点が気になります。

そんなとき、Trelloを使用すると案件の細かな進捗管理が可能に。

タスクをカードとして管理する

一つのプロジェクトの中には、小さなタスクがたくさん発生するでしょう。例えばホームページ制作案件一つをとっても

  • 素材準備
  • 取材
  • ワイヤー作成
  • TOPデザインカンプ作成
  • 下層ページデザイン作成
  • CMS導入
  • コーディング

といった一つ一つの作業に対してさらに細かなタスクが発生します。タスクが未完了か完了か、それだけであればチャットワークのタスク管理でも大丈夫なのかもしれませんが、やはり管理者として進捗度合いが気になるもの。

Trelloはタスク一つ一つをカードとして登録し、そのカードをフィールド上で移動できるようになっています。そのため、未完了リスト、進捗50%リスト、進捗90%(確認段階)リスト、完了リストなどを作成しておき、カードをどんどん横に移動することでタスクの進捗管理が可能です。

さらに、担当者がいたとして別の人に作業を振り分ける場合も、その人の担当リストを作成しておけば誰が担当して進めているか確認する事ができます。

チームを作成して、案件ごとの管理が簡単に

Trelloはカードでタスクを管理するだけではなく、しっかりとチーム単位でのタスク管理に対応しています。

チーム → ボード → リスト → カード

という階層になっているため、参加するメンバーをチームとし、案件をボードとして、作業項目をリスト、細かなタスクをカードといった形で管理する事ができます。

メンバーから細かく管理できるので、一つ一つの案件でタスクの取りこぼしが起きにくいように出来ています。「メンバーには入っていても、この案件には参加していない」という場合はボードで分類して自分が見るべきものだけに集中する事が可能。

タスクを一つ一つこなしつつ、案件の進捗を測る事ができるツールです。

タスクの詳細管理がチームマネジメントに適している

案件に対してタスクが発生するのは当然のことなのですが、実際のところ誰がどんなタスクをどれくらいの量抱えているかをしっかり把握することは難しいですよね。なんとなくのイメージで忙しい人、暇な人と分類してしまうと、思わぬ事故が生じる可能性もあります。

Trelloを使用すると、案件ごとに細かなタスクを誰が担当していて誰がどれほどのタスクを抱えているかが把握できます。タスクの量と進捗の両方を確認できるので、誰が案件を引っ張っているのか、どこがネックになって進捗が遅れているのかも丸わかり。

なので、管理者としてTrelloを活用できれば案件の進捗管理だけではなく、チームのマネジメントも可能となります。ここまで一元化して見やすいアプリはなかなか無いので、チームで作業を進めている場合はTrelloを活用しましょう。

Sneak|働く様子を管理できるビデオチャットツール

sneakの画面

仕事をしているといっても、本当に仕事をしているのか、パソコンの前にいるのか、今打ち合わせできる状態なのか、リモートワークの場合は本人の姿が見えないので分かりませんよね。かといってWebカメラの設置を強制する事もプライバシーの問題上難しいもの…。

そんなときに活躍するのが、このSneakというサービス。必要十分な機能がついているのですが無料で利用できるのも嬉しいサービスです。

Sneekは一定時間ごとにパソコンのカメラから仕事風景を写真撮影してくれたり、仕事の作業状況(余裕がある、忙しい、離席中など)をみんなに伝える事ができるツール。

1分おきにカメラで仕事風景を撮影

Sneekの写真撮影スケジュール

Sneekは起動しておくと自動的にパソコンのカメラで写真を撮影してくれます。撮影タイミングは1分、5分など自分で設定できるので、一番効率のいい時間を選択可能。

仕事をしていると言っても、コミュニケーションツール(チャットツール)で連絡を取るだけでは実際にパソコン作業をしているかどうかは確認できません。もしかするとリビングでソファに寝転がりながらスマホで返事しているだけかもしれませんし…。

しかし、Sneekを導入して起動しておけば、自動的にカメラが写真撮影してくれるので作業しているかどうかが丸わかりです。サボっているとすぐにバレてしまいますね。

モザイク機能があるのでプライバシーを守れる

Sneekのモザイク機能

勝手にカメラで撮影されるというと、なんだか恥ずかしいですし、プライバシーの心配がありますよね。リモートワークということは自分の家で作業することになるでしょうし、他のスタッフに部屋の中を覗かれているようでいい気がしないかもしれません。

そんなときにはSneekのモザイク機能が便利。上の画像もモザイク機能を使っているのですが、顔の表情や部屋の風景までは分かりませんよね。人が座って仕事している事だけが把握できます。

一定時間ごとにカメラで撮影するので、どんな表情をしていようと、モザイクであろうとパソコンに向かって仕事している風景が分かるので安心。勤怠管理にも利用できますね。

オンラインの場合はそのままビデオ通話可能

Sneekがオンラインになっている場合、チームのメンバーに対してそのままビデオ通話が可能です。ビデオ通話の方法も簡単で、通話したい相手の画像をクリックするだけ。

音質もそこまで悪くなく、カメラ映像だけではなく画面の共有もできるのでササッと打ち合わせしたいときにはかなり便利な機能です。

一般的なビデオ会議ツールというとアプリを起動して、相手を招待して、参加を待って、やっと繋がるような感じですよね。ちょっと話をしたいだけでも準備が大変。ただSneekならオンラインの人をクリックするだけなのでサクッと話をしてすぐに作業へ戻る事ができます。

また、相手が話ができる状態かどうかも1分おきのスクリーンショットで把握できるので便利。離席している状態では通話しても出てくれなくて当たり前ですし、オンラインで準備できている時にだけサッと打ち合わせできます。

自分のステータスで状況をアピールできる

Sneekのステータス

Sneekを起動しているからと言っていつでも通話OKな訳ではありませんよね。作業に集中していて話しかけて欲しくない時も多いでしょう。

そんな時には、自分のステータスを変更しておくと便利。ステータスの中には

  • オンライン(Available)
  • 忙しい(Busy)
  • 離席(Away)

と言ったものが準備されています。離席ステータスになっている人に通話できないのはもちろんのこと、SneekではBusyステータスになっている人に通話した場合、コンコンとノックするような音がなります。

オンラインの場合はいきなり通話が始まってしまうのですが、Busyステータスで登録しておくと「電話できる?」と言ったノック音がなります。電話できる状態ならそのままビデオ通話を開始すればいいですし、忙しくて対応できない場合にはスルーする事ができます。

スルーしたとしても、ステータスはBusyになっているので何も文句は言われないでしょう。

リモートワークを導入するメリット

リモートワークで利用できるおすすめツールをご紹介しましたが、実際のところリモートワークを導入するメリットとは何なんでしょう?

そもそも、リモートワークというのはオフィスに限定しない勤務形態の事を指し、「テレワーク」や「ノマドワーク」と呼ばれることもあります。最近になってノマドという言葉はよく聞くようになりましたね。

リモートワークというのは、完全に出社しない働き方とは言い切らず、オフィスに限定しない働き方というのがポイント。企業によっては週1回は全員揃ってミーティングをしたり、リモートワークが許可される曜日が決まっていたりします。

リモートワークのメリットと言っても、メリットを感じるのは企業側と従業員側で大きな違いがあるでしょう。

企業にとってリモートワークを導入するメリット

企業としてリモートワークを導入する一番のメリットは経費削減ではないでしょうか。

  • 事務所家賃
  • 電気代
  • 事務備品
  • 交通費(支給の場合)

と言った費用を削減する事ができます。そもそも事務所へ人が来る頻度が減るので、経費が削減できるのは当たり前ですよね。

さらに、経費の削減だけではなく働き手の確保にも一役買っているのが現状。リモートワークを許可される職場だからこそ働けるという状況の方も多いのではないでしょうか?

  • 子供が生まれたばかりで育児が忙しい
  • 親の介護があるので家を空けにくい
  • 体が不自由で出勤に苦労する

など、一般的な仕事のオンタイム(9:00〜18:00)に出勤する事が難しい方も多いと思います。と言っても出勤が難しいだけで、家で仕事が出来る可能性もありますよね。

リモートワークを導入すれば、そう言った方が働いてくれる職場環境作りにも効果的でしょう。働きやすい職場を作る事で継続的な雇用が生まれ、会社の成長になくてはならない人が見つかるかもしれません。

従業員にとってリモートワークが導入されるメリット

従業員とすれば、好きな時間に好きな場所にいれるというのは大きなメリットかもしれません。ただ、それだけではリモートワークで仕事が捗る、メリットが生まれるとは言い切れません。

リモートワークで活躍している人の多くは

  • 自分好みの環境で誰にも話しかけられずに集中できる
  • 通勤時間が無いので、ストレスなく仕事ができる
  • 育児中、介護中でも両立ができる
  • 体が不自由で通勤が難しくても仕事ができる
  • 地方にいながら遠くの企業に就職して働ける

と言ったメリットを感じているようです。とても前向きなコメントですよね。

リモートワークと聞くと、実際に導入していない方の多くは「家でのらりくらりと仕事している」「サボってもバレない」なんて思ってしまうかもしれませんが、リモートワークだからこそしっかりと働いてくれる方もいるんです。

高いスキルを持っていながら、どうしてもオンタイムの出勤が難しい方も多いでしょう。そう言った方でも活躍できる場所を作れるというのは、リモートワークの大きなメリットですね。

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